Odeslání dokladů e-mailem – samo, s PDF a vaší šablonou
Scénář najde doklady k odeslání, pošle je zákazníkům přes Ecomail v e-mailu podle vaší šablony a přiloží PDF z tiskové sestavy ABRA Flexi. Každý doklad odejde jen jednou a u dokladu zůstane záznam, komu a kdy.
Co to řeší
Faktury se odesílají ručně jedna po druhé, e-mail z ABRA Flexi vypadá pokaždé stejně strohý a nikdo si není jistý, jestli faktura odešla správnému člověku – účetní zákazníka chce faktury, obchodník dodací listy. Na některé doklady se zapomene úplně.
Jak to funguje
- 1Vyberete, které doklady se odesílají – agenda, typy, stavy a další podmínky, třeba „vystavené dnes a ještě neodeslané“.
- 2E-mail se skládá ze šablony v Ecomailu. Do textu i předmětu se doplní číslo dokladu, částka, splatnost, variabilní symbol, bankovní účet nebo číslo zásilky.
- 3Příjemce se najde v e-mailu na dokladu, u kontaktních osob firmy označených například „zasílat faktury“, nebo v adresáři – podle pořadí, které nastavíte.
- 4Přiloží se PDF z tiskové sestavy ABRA Flexi, i ve zvoleném jazyce. K faktuře může jít v jednom e-mailu i další sestava, třeba dodací list.
- 5Nejdřív si vše vyzkoušíte testovacím odesláním na vlastní adresu. Pak scénář běží podle plánu nebo na tlačítko a každý doklad pošle jen jednou.
- 6Po odeslání může doklad označit v ABRA Flexi (štítek, stav) a záznam o e-mailu se objeví u dokladu v Teamworku.
Příklady použití
Faktury každé ráno
V 7:00 odejdou všechny faktury vystavené včera – účetním zákazníků podle kontaktních osob, s fakturou i dodacím listem v PDF.
Zahraniční odběratelé
Firmy se zahraniční adresou dostanou anglickou šablonu e-mailu a fakturu v anglické tiskové sestavě.
Kopie pro kontrolu
Každý odeslaný e-mail jde zvlášť i v kopii na interní adresu – zákazník kopii nevidí, vy máte přehled.
Co získáte
- Doklady odcházejí včas a žádný se nezapomene.
- Profesionální e-mail s vaším designem místo strohé zprávy.
- Správný příjemce podle kontaktních osob, ne jen jeden e-mail firmy.
- U každého dokladu je vidět, kdy a komu odešel.
Jak navazuje na další moduly
Odeslání dokladů e-mailem je součástí jednoho ekosystému FlowHubu – moduly si předávají výsledky přes data v ABRA Flexi.
Časté dotazy
Potřebuji k odesílání Ecomail?
Ano, e-maily se posílají přes transakční e-maily Ecomailu, takže mají dobré doručení a vlastní šablonu. Účet v Ecomailu propojíme při nastavení.
Co když doklad nemá komu odejít?
Doklad bez platného e-mailu scénář neodešle a v historii běhu uvede, kde všude příjemce hledal. Po doplnění kontaktu odejde při dalším běhu.
Může se stát, že zákazník dostane fakturu dvakrát?
Ne. Scénář si pamatuje, které doklady už odeslal, a každý pošle jen jednou. Testovací odeslání chodí jen na vaši testovací adresu.
Chci tento modul
Domluvte si konzultaci. Projdeme s vámi, jak dnes pracujete, a ukážeme, jak by modul Odeslání dokladů e-mailem fungoval nad vaší ABRA Flexi.
Další moduly FlowHubu
- Teamwork – Komunikace, úkoly a vazby přímo u dokladů v ABRA Flexi. Rozšíření pro Chrome.
- Automatická akce – Najde doklady nebo firmy podle podmínek a sama s nimi něco udělá – štítek, stav, úkol, upomínka.
- Objednání zboží – Z přijatých objednávek sám vytvoří objednávky k dodavatelům a pohlídá naskladnění.
- Doplnění skladového minima – Spočítá minimální zásobu podle prodejů (i podle ABC/XYZ) a zapíše ji do skladových karet.
- Flow Expedice – Štítky dopravců přes Balíkobot přímo z dokladu – vytisknou se samy, faktura a stav se doplní po expedici.
- ABC a XYZ analýza produktů – Roztřídí produkty podle obratu a stability prodeje a označí je štítky přímo v ceníku.
- RFM segmentace zákazníků – Rozdělí zákazníky podle toho, kdy, jak často a za kolik nakupují – VIP, ohrožení, ztracení.
- Synchronizace kontaktů do Ecomailu – Udržuje kontakty z adresáře ABRA Flexi v seznamech Ecomailu, i se segmenty a souhlasy.