Automatické akce: ABRA Flexi udělá rutinu za vás
Řeknete, které doklady, firmy nebo produkty vás zajímají a co se s nimi má stát. Scénář je pak podle plánu sám najde a akci provede – nastaví štítek nebo stav, zapíše pole, založí úkol nebo pošle e-mail.
Co to řeší
Každý den někdo prochází seznamy v ABRA Flexi a ručně přepíná stavy, dává štítky, hlídá neuhrazené faktury nebo připomíná kolegům, co mají udělat. Je to pomalé, zapomíná se na to a výsledek závisí na tom, kdo zrovna sedí u počítače.
Jak to funguje
- 1Vyberete agendu – faktury, objednávky, nabídky, adresář, ceník…
- 2Nastavíte podmínky na pole dokladu, na jeho položky, na firmu nebo na atributy. Třeba „neuhrazeno a po splatnosti“.
- 3U firem a produktů jde i o jejich doklady: „aspoň jedna neuhrazená faktura“, „žádný prodej za 180 dní“, „obrat za rok přes 200 000 Kč“.
- 4Zvolíte akce: zapsat pole nebo štítek na doklad, na firmu či na položky, založit komentář nebo úkol v Teamworku, odeslat doklad e-mailem.
- 5Před spuštěním si všechno vyzkoušíte nanečisto – uvidíte přesně, co by se kde změnilo, a nic se nezapíše.
- 6Scénář běží podle plánu, nebo ho kolegové spustí tlačítkem přímo u dokladu v ABRA Flexi. Každý běh má svou historii.
Příklady použití
Dlužníci
Firmám, které mají aspoň jednu neuhrazenou fakturu po splatnosti, přidá štítek DLUŽNÍK a obchodníkovi založí úkol se seznamem faktur. Jakmile zaplatí, štítek sám zmizí.
Expedice kompletních objednávek
Objednávkám, které mají všechny položky na skladě, nastaví stav Připraveno k expedici a skladu napíše komentář s výpisem položek.
Neprodávané zboží
Produktům bez prodeje za posledních 180 dní přidá štítek NEPRODÁVÁ SE – a když se zase začnou prodávat, štítek odebere.
Co získáte
- Rutina se dělá sama a vždy stejně, i když je kolega na dovolené.
- Nic se nezapíše bez kontroly – nanečisto ukáže každou změnu předem.
- Do ABRA Flexi se nic neinstaluje, pracuje se přes její REST API.
- Akce se dají kombinovat s Teamworkem – úkol nebo komentář přímo u dokladu.
Jak navazuje na další moduly
Automatická akce je součástí jednoho ekosystému FlowHubu – moduly si předávají výsledky přes data v ABRA Flexi.
Časté dotazy
Potřebuji pro automatické akce Teamwork?
Ne. Teamwork je potřeba jen pro akce, které zakládají komentář nebo úkol, a pro tlačítko u dokladu. Zápis do ABRA Flexi a e-maily fungují i bez něj.
Může scénář něco v ABRA Flexi pokazit?
Každý scénář si nejdřív vyzkoušíme nanečisto – ABRA Flexi zápis zkontroluje, ale neuloží. Zapisuje se jen to, co nastavíte, a každý běh má historii se seznamem změn.
Jak často scénář běží?
Podle plánu – denně, v pracovní dny, týdně nebo měsíčně ve zvolený čas – nebo ručně tlačítkem. Pozastavený scénář neběží vůbec.
Chci tento modul
Domluvte si konzultaci. Projdeme s vámi, jak dnes pracujete, a ukážeme, jak by modul Automatická akce fungoval nad vaší ABRA Flexi.
Další moduly FlowHubu
- Teamwork – Komunikace, úkoly a vazby přímo u dokladů v ABRA Flexi. Rozšíření pro Chrome.
- Odeslání dokladů e-mailem – Faktury a další doklady odejdou zákazníkům samy přes Ecomail, s PDF a vlastní šablonou.
- Objednání zboží – Z přijatých objednávek sám vytvoří objednávky k dodavatelům a pohlídá naskladnění.
- Doplnění skladového minima – Spočítá minimální zásobu podle prodejů (i podle ABC/XYZ) a zapíše ji do skladových karet.
- Flow Expedice – Štítky dopravců přes Balíkobot přímo z dokladu – vytisknou se samy, faktura a stav se doplní po expedici.
- ABC a XYZ analýza produktů – Roztřídí produkty podle obratu a stability prodeje a označí je štítky přímo v ceníku.
- RFM segmentace zákazníků – Rozdělí zákazníky podle toho, kdy, jak často a za kolik nakupují – VIP, ohrožení, ztracení.
- Synchronizace kontaktů do Ecomailu – Udržuje kontakty z adresáře ABRA Flexi v seznamech Ecomailu, i se segmenty a souhlasy.